Cum organizezi un eveniment de PR pentru presa IT

Pentru ca lucrez in presa IT de ceva timp am avut ocazia sa particip la destule evenimente de presa, conferinte si targuri, deci am vazut destule practici PRistice, unele bune, unele mai rele. Am fost la evenimente dragute, plictisitoare, interesante si unele chiar enervante.

M-am gandit deci sa pun pe hartie cateva reguli de baza, care imi vine mie in minte, pentru un eveniment cat mai reusit. Toate punctele au in vedere perspectiva jurnalistului care participa la eveniment, cum e si normal, zic eu.

Ora si ziua evenimentului – Jurnalistii vor sa se duca direct la eveniment si apoi de acolo la serviciu. Daca mai ‘castiga’ o ora de nemunca nu se supara nimeni, deci ora 10:00 e perfecta. Asa au timp si freelancerii sa se trezeasca. Nu pune evenimentul seara la 18-19:00, ca are si jurnalistul viata lui, chiar si cel din IT. La fel, nu pune evenimentul in weekend decat daca duci oamenii undeva foarte frumos, cu all-inclusive. Si anunta-l din timp in cazul asta.

Invitatii  – Acum esta la moda invitatul bloggerilor la evenimente de presa, si pe buna dreptate, pentru ca sunt destul de multe bloguri cu mai mult trafic decat site-uri de specialitate. Nu neaparat trafic targetat insa. Ai grija deci sa inviti oameni care au treaba cu produsele tale, adica ai caror cititori pot fi posibili cumparatori. Nu invita site-uri de gadgeturi la lansari de servere de exemplu. Stim ca toti oamenii de PR puncteaza la numarul aparitii in presa, dar pe termen lung e bine sa eviti situatii de genul “da asta ce cauta la lansarea asta” sau si mai rau, “ce cautam noi aici”…

Cand trimiti invitatiile – Anunti cu doua saptamani inainte si sigur lumea uita de evenimentul tau, deci revino cu un email/telefon cu cateva zile inainte. Anunti cu 2 zile inainte si s-ar putea sa nu ai musterii suficienti. Personal prefer sa stiu cu aproximativ o saptamana inainte.

Locatia – Toata lumea se de in vant sa aleaga o locatie interesanta unde nu a mai fost nimeni. Nu e nicio rusine sa organizezi un eveniment intr-o locatie buna, pe care au mai folosit-o si altii. Daca e noua locatia asigura-te ca explici bine invitatilor cum sa ajunga la destinatie si intreba in stanga si in dreapta daca sunt OK oamenii de acolo. Poti evita multe probleme daca alegi bine locatia. Ah, si sa nu fie prea departe, caz in care trebuie sa asiguri transportul (dus si intors), care inseamna sa astepti intarziatii si sa ii enervezi pe cei care au venit la timp.

Anunti sau nu ce lansezi? – Am fost si la evenimente surpriza, unde nu stiam ce se lanseaza. Surpriza a fost de obicei ca am reusit sa nu ma ridic sa plec in timpul evenimentului. Daca nu esti Samsung, Apple si nu lansezi cel mai tare produs al tau e bine sa anunti din timp ce prezinti sau macar din ce categorie de produse face parte lansarea.

Ce fel de produse lansezi? – Sunt produse cool care merita lansate intr-un eveniment mare si sunt produse care nu prea se preteaza, la care vine lumea doar din obligatie, si care pot fi inlocuite cu un press release pe email. Deci abtine-te de la lansari de accesorii, servicii (pe care nici nu le poti testa la fata locului), servere, chestii de business si tot asa, cred ca ai prins ideea. Chestiile cool fac oamenii sa vina de placere, sa scrie bine de ele, si daca produsul e bun poate pleaca si impresionati. Lanseaza de prea multe ori chestii dubioase si in timp lumea nu iti va mai veni la evenimente, mintindu-te bineintes ca nu au timp.

Sincronizarea cu competitorii – Evita sa pui evenimente in acelasi timp cu competitorii tai. S-ar putea sa ai surpriza sa vezi ca nu esti atat de popular pe cat credeai. Si in plus poate as vrea sa merg la toate evenimentele, nu?

Incepi sau astepti intarziatii? – Nu de multe ori am ajuns la eveniment la timp si am mai stat in picioare 30-40 de minute pana a venit toata lumea. Ideal e sa incepi dupa 15 minute de la ora anuntata, si lasi usa deschisa pentru intarziati. E pacat sa ii pedepsesti pe cei care au venit la timp. Eventual incepe cu partea plictisitoare a prezentarii, pe care eu as recomanda sa o sari complet.

Durata evenimentului – Jurnalistii din IT sunt multitasking, deci au si atentia limitata. Prezentarea efectiva a unui produs n-ar trebui sa ia mai mult de 20-30 de minute. Chiar nu ai ce spune in timpul asta ca sa captezi interesul. Apropos, eu ma plictisesc si la evenimentele Apple. Evita cifrele financiare pe cat posibil sau banala prezentare a companiei (baga totul intr-un slide de final, pt publicatiile care sunt interesate de asa ceva). Incheie partea de prezentare cu o scurta sectiune de intrebari si raspunsuri.

Testarea pe loc – Daca ti-e teama ca pleaca lumea fara sa cunoasca bine produsul incropeste si o sedinta cu cat mai multe produse pe care lumea poate pune mana. Si pe cat posibil fara mecanisme antifurt, ca nu dau bine in poze si filmari.

Materialele ajutatoare – Nu uita sa trimiti pe email dupa eveniment prezentarea propriu zisa si poze la rezolutie mare cu produsele lansate. Nu toti noteaza pe loc, deci e bine sa ai lista de detalii la indemana cand scrii articolul.

Mancare si bautura – Asta nu ar trebui sa lipseasca. Evita alcoolicele daca evenimentul nu are loc seara (contraindicat, de altfel). Nu zice nimeni sa angajezi un Chef consacrat, dar ar fi de evitat mancarea de catering tip sandwich. Cafeaua, apa si sucurile nu trebuie sa lipseasca. Ideal ar fi sa ai o masa pentru lichide si in sala de conferinta, in special daca aceasta dureaza prea mult.

Spectacolele artistice – Stim cu totii ca jurnatlistii IT sunt niste intelectuali, care apreciaza orice forma de arta… cat timp se mananca sau se bea, deci pe cat posibil evitati dansurile, muzica si astfel de spectacole. Ridica pretul evenimentului si nu cred ca se bucura de aprecierea necesara. Daca vrei totusi sa se distreze lumea organizeaza curse de karting, tras cu pusca in talere samd (asta sunt evenimente pe care nu le voi uita usor). Vezi si tu ce ii place calculatoristului…

Din partea casei – Daca evenimentul e un fel de excursie, asigura-te ca toata lumea stie ce cheltuieli sunt acoperite de gazda, si ce nu. Salariile din IT sunt mari, dar media este scazuta de cei din presa. Poti evita usor astfel situatiile delicate.

Cadouri – Toata lumea se asteapta la un mic ceva cand pleaca de la eveniment. Incearca sa nu fii ‘interesant’ si da omului ceva util. Poti sa nu dai nimic, dar te pui singur intr-o lumina proasta. Personal mi-a cam trecut setea de cadouri de cativa ani, dar nu te lua dupa cazul meu… Si asigura-te ca ajung cadourile pentru toata lumea.

Asteptarile de la jurnalisti – Aici e o chestie sensibila. Pe mine ma enerveaza sa ma sune PRistii a doua zi sa ma intrebe daca am scris despre eveniment si unde pot citi ce am scris. Stim cu totii de ce au loc evenimentele de presa, si ce vrea lumea de la noi. In plus jurnalistii se agaseaza usor daca cineva devine insistent. Parerea mea…

Cam asta ar fi sfaturile mele pentru un eveniment de PR reusit. Ce ziceti, am dreptate? Nu ma supar daca nu sunteti de acord sau daca aveti si alte idei, deci lasati un comentariu mai jos cu parerea voastra.